„Szétfolynak a napjaim. Annyi feladatom van, hogy folyton lemaradásban vagyok. Ki sem látszom a feladataim közül. Folyamatos stresszben vagyok, mert úgy érzem, nem tudok úrrá lenni az időmön. Egy óriási kő, vagy inkább szikla esik le a szívemről, ha egy-egy összetettebb feladattal végzek.” – akár Te is mondhatnád ezeket a gondolatokat?
Ha igen, akkor Neked szól a Naptarak.com feladat-, időmenedzsmentről és priorizálásról szóló rövid cikksorozata, amelynek kibővített, teljes változata könyv formában is megjelenik: “A feladat-, időmenedzsment, priorizálás és fókuszálás 24 technikája” címmel.
A könyv első 1/3-át ráadásul most ingyen elérhetővé tesszük, csupán egy e-mail címet kérünk cserébe:
Gyorsan vegyünk is szemügyre 3 technikát!
1. Gondold át, tervezd meg a következő hét nap feladatait
Szánj rá 15 percet, hogy pl. vasárnap egy naptárba, kockás füzetbe, vagy a kedvenc időmenedzsment applikációdba leírod, megtervezed és átgondolod a következő hétre kitűzött feladatokat. Ugyan praktikus, de nem feltétlen kell a naptári héthez ragaszkodnod, megtervezheted a heted pl. péntektől péntekig is, ha az neked jobban tetszik és igazodik a munkádhoz. Egy klasszikus értelemben vett munkahét során természetes módon ingadozik a munkabírásunk és kreativitásunk, ezért az alábbiak szerint javasolt tervezni: hétfőre azokat a feladatokat sorold, amelyek nem igényelnek nagy kreativitást, inkább csak automatizmust. Olyan feladatok ezek, amelyeket rutinból, kis energiabefektetéssel is el tudsz végezni. Keddre és szerdára (fókusz-napok) tervezd a nagyobb energiaigényű, kreatív feladatokat. Csütörtökre tervezd a csapat meetingeket, péntekre hagyd a hosszabb távú tervezői feladatokat és a networkinget.
Sok vezető ilyen hetente ismétlődő tematika szerint szervezi a vállalati ügymenetet. Mutatok egy konkrétabb példát:
- Hétfő: vállalati menedzsment
- Kedd: termékfejlesztés
- Szerda: marketing
- Csütörtök: meetingek
- Péntek: egyéb kategóriába tartozó feladatok és networking.
Figyelj arra, hogy a heti teendő listára lehetőleg ne kerüljön fel több feladat, mint amennyit el valóban tudsz végezni. Vállalkozók vagy felső- és középvezetői beosztás esetén szinte mindig akár több hónapra előre is tele lehet a naptár feladatokkal, meetingekkel. Ebben az esetben talán még fontosabb, hogy egy jól megszokott heti sémát kövessen az időbeosztásunk. Ez segít elkerülni azt is, hogy más gazdálkodjon a mi időnkkel!
2. Ismerd meg a saját napi cirkadián ritmusodat és ez alapján készíts napi tervet
Csak egy robot képes folyamatos, teljesítményingadozás nélküli munkára. A biológiai lények aktivitása azonban a cirkadián (latin: cca. + dies, diem – jelentése: „kb. egy napi”) ritmusuk szerint változik. És ez bizony élettanilag igazolt tény. Az emberek többségének a napi bioritmusa hasonló: délelőtt aktívabbak vagyunk , jobban tudunk koncentrálni a komplexebb feladatokra, ebéd után pedig elfáradunk. Ez az időszak viszont kitűnően használható az automatikusan, rutinszerűen ismétlődő feladataink végrehajtására. Így ha napi tervet készítesz, ami mindenképpen előnyös, kalkuláld bele a fent említett biológiai tényt!
Az előző nap végén vagy a munkanapod elején szánj 15-30 percet arra, hogy elkészíted és leírod a célok/feladatok szerint kibontott napi teendő listát, ezzel együtt becsüld meg az egyes pontok számára szükséges időkeretet. Ezzel arra kényszerülsz, hogy még jobban, még részletesebben átrágod magad a teendőkön, így a feladatok kapuja előtt azok már nem ismeretlenül tornyosulnak előtted. Ha alkotó ill. kreatív munkát végzel (pl. cikket írsz), célszerű, ha ezt a tevékenységet a délelőtti órákra időzíted, az emberek többségének szürkeállománya ebben az időszakban alkalmasabb ezekre a feladatokra. Itt is ügyelj arra, hogy lehetőleg ne csússz ki a tervezett napi munkaidőből, a feladatok végeztével pedig ne felejtsd el kipipálni az elvégzett munkát!
3. Fókuszálj a megbeszéléseken
Meetinged van? Ha nem Te irányítod a megbeszélést, csak résztvevő vagy, előtte mindenképpen készülj fel amennyire csak lehet, főleg akkor, ha tudod, hogy nyilatkozni is fogsz. Tájékozódj az előzetesen megküldött napirendi pontok alapján. Ha szót kapsz, a lényegre koncentrálj, ne kertelj, tömör és rövid légy. Előfordulhat, hogy prezentációt is kell tartanod. Ennek technikája külön téma, érdemes valamelyik közeledben levő Toastmasters (https://toastmasters.hu/) csoporthoz csatlakozni, ha gyakorlott előadó szeretnél lenni.
Te irányítod a megbeszélést? Először is, csak akkor szervezz meetinget, ha attól konkrét eredmény várható vagy valamilyen módon elősegíti egy cél elérését. Az előre látható és tervezhető meeting előtt legalább 2 héttel ne felejts el kiküldeni e-mailes meghívót, majd a meeting előtt 2-3 nappal egy újabb emlékeztetőt a napirendi pontokkal és az esetleges mellékletekkel. A napirendi pontok sorrendjét valamelyik priorizálási technika szerint állítsd össze, a végére hagyva “egyebek” pontot még akkor is, ha adott esetben egyetlen “egyebek” témához tartozó mondandó sincs.
Ha vendéget is hívsz, a külsős részéről érintett napirendi pontokat célszerű a legelejére tenni, ez udvariasságból is kívánatos, hiszen nem szerencsés várakoztatni egy egyórás meetingen a vendéget végig azokon a számára érdektelen napirendi pontokon, amelyek őt nem érintik, valamint így elkerülhető az esetleges titkos információk kiszivárgása is.
Szabj szigorú időkeretet mindenre. A moderálás során fókuszálj az adott napirendi pontra és határozd meg, hogy az egyes napirendi pontok tárgyalása legfeljebb mennyi időt vehet igénybe és mikor számít befejezettnek. Feladatok delegálása esetén egyértelmű legyen, ki a felelős a végrehajtásért, mi a határidő és mikor tekinthető befejezettnek a feladat.
Ha szereted a formabontó dolgokat, vedd át Richard Branson technikáját, aki a megbeszéléseit állva tartja.
Szerinte a megbeszélések állva sokkal hatékonyabbak, kevesebb a haszontalan idő, a résztvevők nem ragadnak le lényegtelen dolgokon, mindenki megpróbál rövid és célirányos lenni, hiszen senki sem szeret sokáig állni.
Szerző: Pál Szilárd
